Bij een cyberincident telt iedere seconde. Bedrijven staan voor de uitdaging om snel en effectief te reageren wanneer systemen worden gehackt of gevoelige data op straat ligt. De impact van zo’n incident kan groot zijn: van reputatieschade tot verlies van klantvertrouwen en hoge kosten voor herstel. Voorbereid zijn op een crisis is dus van cruciaal belang. Een goed opgestelde bellijst speelt daarbij een sleutelrol. Dit document bevat de contactgegevens van personen en organisaties die direct ingeschakeld moeten worden om verdere schade te voorkomen en systemen te herstellen.
- 1. Noteer Contract- en Supportnummers
- 2. Maak Interne Afspraken
- 3. Noteer ook Ketenpartners
- 4. Stem Af met IT-dienstverleners
- 5. Print en Plaats de Bellijst
- 6. Update de Bellijst Jaarlijks
- 7. Voeg Contactgegevens van Juridische Experts toe
- 8. Betrek Communicatieadviseurs voor Crisiscommunicatie
- 9. Voeg Contactinformatie van relevante instanties toe
- 10. Voeg de Contacten van Verzekeraars toe
- Praktische Aanvullingen voor een Optimaal Functionerende Bellijst
Een actuele bellijst maakt een gerichte respons mogelijk door alle benodigde contactinformatie overzichtelijk op één plek te verzamelen. Door vooraf duidelijke afspraken te maken over wie welke rol vervult tijdens een cyberincident, kunnen bedrijven snel handelen zonder kostbare tijd te verliezen. Denk bijvoorbeeld aan IT-dienstverleners voor technische ondersteuning, juridische experts voor juridische kwesties en communicatieadviseurs om het publiek effectief te informeren.
Daarnaast helpt een bellijst om externe partijen, zoals ketenpartners en verzekeraars, snel op de hoogte te stellen. Dit is essentieel, want vaak reikt de schade verder dan de eigen organisatie en is samenwerking met anderen noodzakelijk. Veel bedrijven nemen daarnaast ook contactgegevens van overheidsinstanties op hun bellijst op, omdat instanties zoals het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) cruciale informatie en ondersteuning kunnen bieden.
Een goede bellijst is niet alleen actueel, maar ook toegankelijk. In geval van een hack kan het zijn dat digitale bestanden niet bereikbaar zijn; een fysieke versie kan dan de redding zijn. Regelmatig updaten en periodiek oefenen met de bellijst zorgt dat iedereen scherp blijft. Zo helpt een goed voorbereide bellijst om bedrijven weer snel op de rails te krijgen na een cyberincident.
1. Noteer Contract- en Supportnummers
Een cyberincident kan tot gevolg hebben dat essentiële bedrijfsapplicaties tijdelijk niet beschikbaar zijn. In dat geval is het van groot belang om snel contact te kunnen leggen met leveranciers en supportteams van cruciale systemen. Door contract- en supportnummers van deze partijen op de bellijst te zetten, wordt voorkomen dat het bedrijf stil komt te liggen. Bedrijven die afhankelijk zijn van specifieke software of cloud-diensten moeten extra aandacht besteden aan deze lijst, omdat het niet kunnen bereiken van de juiste ondersteuning bij een cyberaanval tot kostbare vertragingen kan leiden.
- Essentiële leveranciers: Denk hierbij aan leveranciers van primaire systemen, zoals financiële software of klantrelatiebeheer (CRM)-systemen.
- Back-up en herstelservices: Neem ook de contactinformatie op van leveranciers die verantwoordelijk zijn voor het back-up- en herstelproces. Bij dataverlies door hacking kan dit cruciaal zijn om zo snel mogelijk operationeel te worden.
- 24/7 bereikbaarheid: Idealiter zijn deze supportnummers 24/7 bereikbaar, zodat bedrijven op elk moment kunnen handelen, ongeacht wanneer het incident zich voordoet.
Door vooraf te zorgen dat contract- en supportnummers snel beschikbaar zijn, kan een bedrijf proactief reageren op dreigingen en mogelijke downtime minimaliseren. Het is verstandig om periodiek te controleren of deze nummers nog actueel zijn en aan te passen indien nodig.
2. Maak Interne Afspraken
Een bellijst is slechts effectief als iedereen binnen de organisatie weet wat hij of zij moet doen bij een cyberincident. Heldere interne afspraken zorgen dat medewerkers precies weten welke stappen te volgen en wie er gebeld moet worden. Dit voorkomt verwarring en bespaart kostbare tijd wanneer een incident zich voordoet. Daarnaast is het essentieel dat medewerkers hun verantwoordelijkheden begrijpen en dat er geen miscommunicatie ontstaat over de uitvoering van de respons.
- Taken en verantwoordelijkheden: Het is cruciaal dat vooraf vastligt welke medewerkers welke verantwoordelijkheden hebben in geval van een cyberincident. Wie neemt contact op met IT? Wie informeert klanten? Door rollen te definiëren, wordt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Training en bewustzijn: Een bellijst heeft weinig nut als medewerkers niet weten hoe te handelen bij een cyberincident. Regelmatige training en bewustzijnssessies helpen om iedereen scherp en voorbereid te houden.
- Communicatieplan: Stel een communicatieplan op waarin wordt omschreven hoe en wanneer communicatie plaatsvindt. Dit omvat zowel interne communicatie met het personeel als externe communicatie richting klanten en partners.
Door duidelijke interne afspraken vast te leggen, creëert een bedrijf een structuur die iedereen kan volgen in tijden van crisis. Dit zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde aanpak, maar helpt ook om het vertrouwen in de organisatie te behouden.
3. Noteer ook Ketenpartners
Bij een cyberincident is het essentieel om ketenpartners, zoals leveranciers en belangrijke klanten, snel op de hoogte te stellen. De impact van een incident kan verder reiken dan het bedrijf zelf en ook partners in de keten raken. Wanneer systemen worden gehackt, kan dit de samenwerking met anderen verstoren. Door ketenpartners snel te informeren, kan escalatie worden voorkomen en kunnen partners gepaste maatregelen treffen om hun eigen systemen te beschermen.
- Belangrijke klanten en leveranciers: Denk aan leveranciers van essentiële producten of diensten en grote klanten die afhankelijk zijn van de continuïteit van het bedrijf.
- Afstemmingsmomenten: Het is waardevol om vooraf afspraken te maken met ketenpartners over wederzijdse meldingen van incidenten. Dit versterkt de samenwerking en verhoogt het vertrouwen in de relatie.
- Transparantie over maatregelen: Door open te communiceren over getroffen maatregelen kunnen partners gerustgesteld worden en kan verdere verspreiding van het incident worden voorkomen.
Door ketenpartners een vaste plaats te geven op de bellijst, kunnen bedrijven snel schakelen en de keten integraal beschermen tegen verdere verspreiding van een cyberincident.
4. Stem Af met IT-dienstverleners
IT-dienstverleners spelen vaak een sleutelrol in het oplossen van cyberincidenten. Zij beschikken over de technische expertise om systemen snel weer operationeel te maken en mogelijke veiligheidsrisico’s te minimaliseren. Het is daarom essentieel om de contactinformatie van IT-dienstverleners duidelijk op de bellijst te noteren en ervoor te zorgen dat deze up-to-date is.
- Directe contactpersonen: Neem de contactgegevens van specifieke contactpersonen binnen IT-dienstverleners op. Deze personen zijn vaak beter bekend met de systemen van het bedrijf en kunnen sneller handelen dan algemene supportlijnen.
- Afstemming van protocollen: Door vooraf afspraken te maken over protocollen bij een cyberincident, kunnen IT-dienstverleners efficiënter werken en weten ze wat er van hen wordt verwacht. Dit zorgt voor een gestroomlijnde respons in geval van een aanval.
- Reguliere evaluaties: Het is raadzaam om regelmatig evaluatiemomenten in te plannen met IT-dienstverleners om de bellijst en de procedures actueel te houden en af te stemmen op mogelijke veranderingen in de systemen en services.
Door proactieve afstemming met IT-dienstverleners kan een bedrijf sneller reageren en herstellen na een incident, wat cruciaal is om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.
5. Print en Plaats de Bellijst
Wanneer digitale systemen gehackt zijn en daardoor niet bereikbaar, kan een fysieke versie van de bellijst de redding zijn. Het is daarom essentieel om een papieren versie van de lijst te printen en deze op een zichtbare en toegankelijke plaats op te hangen. Een goed geplaatste fysieke bellijst biedt medewerkers de mogelijkheid om snel de benodigde informatie te vinden, zelfs als digitale systemen onbruikbaar zijn.
- Zichtbare locatie: Plaats de bellijst op een centrale plek, zoals bij de receptie of in een beveiligde kast die toegankelijk blijft bij een cyberincident. Zo kan iedereen die toegang nodig heeft, snel handelen.
- Regelmatige updates: Omdat contactgegevens kunnen veranderen, is het belangrijk om de papieren versie van de bellijst regelmatig te controleren en te updaten. Dit voorkomt dat verouderde informatie tot vertraging leidt.
- Toegangsbeheer: Hoewel de bellijst toegankelijk moet zijn, is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat deze niet zomaar in handen valt van onbevoegden. Plaats de lijst op een plek waar alleen geautoriseerde personen toegang hebben.
Door een fysieke kopie van de bellijst te hebben, is het bedrijf voorbereid op situaties waarin digitale middelen niet toegankelijk zijn. Dit verhoogt de weerbaarheid bij een hacking-incident en zorgt voor een robuuste aanpak bij een cybercrisis.
6. Update de Bellijst Jaarlijks
De omgeving van cybersecurity is constant in beweging, net zoals de lijst van contactpersonen en dienstverleners die betrokken zijn bij de bescherming van een bedrijf. Het is essentieel om de bellijst minimaal eens per jaar te actualiseren, zodat deze altijd aansluit op de meest recente situatie en verantwoordelijkheden.
Vaak verandert het netwerk van leveranciers, IT-dienstverleners en andere partners; nieuwe partijen komen erbij, terwijl anderen verdwijnen of hun contactinformatie aanpassen. Door jaarlijks de bellijst te vernieuwen, voorkomt een bedrijf dat verouderde gegevens de respons vertragen op een kritiek moment.
Daarnaast is het raadzaam om ook na elke belangrijke verandering binnen de organisatie, zoals een fusie of overname, de lijst te herzien en bij te werken.
7. Voeg Contactgegevens van Juridische Experts toe
Wanneer een bedrijf slachtoffer wordt van een cyberincident, kan juridische bijstand cruciaal zijn. Hacking en datalekken hebben vaak juridische implicaties, vooral wanneer er sprake is van gestolen klantgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
Juridische experts op het gebied van cyberrecht en privacy kunnen adviseren over de juiste vervolgstappen, zoals het melden van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens of het opstellen van verklaringen voor getroffen klanten en partners. Hun expertise kan ook helpen om juridische procedures voor te bereiden, vooral als er mogelijk sprake is van schadeclaims.
Door contactgegevens van juridische experts op de bellijst op te nemen, kunnen bedrijven snel schakelen en juridisch correcte stappen ondernemen die reputatieschade minimaliseren en voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
8. Betrek Communicatieadviseurs voor Crisiscommunicatie
Cyberincidenten blijven vaak niet onopgemerkt en kunnen grote gevolgen hebben voor de reputatie van een organisatie. De juiste communicatie is essentieel om klanten, stakeholders en het publiek op de hoogte te houden en tegelijkertijd de geloofwaardigheid te behouden.
Een communicatieadviseur gespecialiseerd in crisismanagement kan helpen om consistente en transparante berichtgeving te verzorgen. Dit kan gaan om het opstellen van persberichten, het geven van verklaringen aan de media, en het informeren van interne teams over de juiste communicatie. Een gestructureerde respons verlaagt de kans op misverstanden en toont betrokkenheid bij het herstelproces. Met een communicatieadviseur op de bellijst kan het bedrijf snel een plan voor crisiscommunicatie inzetten, wat helpt om kalmte te bewaren en vertrouwen te herstellen.
9. Voeg Contactinformatie van relevante instanties toe
Overheidsinstanties kunnen belangrijke steun bieden tijdens en na een cyberincident. In Nederland zijn er verschillende instanties, zoals het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) en het Digital Trust Center (DTC), die bedrijven bijstaan bij cyberveiligheidskwesties.
Het NCSC biedt bijvoorbeeld real-time informatie over actuele dreigingen en deelt veiligheidsadviezen die helpen om de schade te beperken. Voor kleinere ondernemingen biedt het Digital Trust Center specifieke hulp en advies. Door de contactinformatie van deze instanties op de bellijst te plaatsen, kan een bedrijf direct toegang krijgen tot waardevolle informatie en ondersteuning wanneer elke seconde telt.
Bovendien kunnen sommige overheidsinstanties, zoals de politie, ingeschakeld worden wanneer er sprake is van een strafbaar feit. Het snel kunnen raadplegen van deze organisaties kan het verschil maken bij het voorkomen van escalatie en verdere schade.
10. Voeg de Contacten van Verzekeraars toe
Steeds meer bedrijven sluiten een cyberverzekering af om zich te beschermen tegen de financiële impact van een cyberincident. Deze verzekering dekt vaak kosten zoals herstel van gegevens, juridische bijstand en communicatiekosten. Het opnemen van de contactinformatie van de verzekeraar op de bellijst is van groot belang.
Bij een hack of datalek is het cruciaal om de verzekeraar snel te informeren, zodat het schadeproces onmiddellijk in gang gezet kan worden. Sommige verzekeraars hebben daarnaast eigen incident response teams die bedrijven begeleiden tijdens de eerste stappen van het herstelproces. Deze teams kunnen helpen met advies en toegang bieden tot externe experts die de schade kunnen beperken.
Het opnemen van de contactgegevens van de verzekeraar zorgt ervoor dat een bedrijf de financiële gevolgen van een cyberincident beter kan opvangen en sneller weer operationeel kan zijn.
Praktische Aanvullingen voor een Optimaal Functionerende Bellijst
- Beschikbaarheid en Toegankelijkheid: Zorg ervoor dat de bellijst zowel digitaal als fysiek beschikbaar is. Bij een ernstig incident, zoals hacking, kan het zijn dat de digitale systemen niet bereikbaar zijn. Een fysieke kopie op een centrale plek zorgt dat de lijst altijd toegankelijk is.
- Toegangscontrole en Beveiliging: De bellijst bevat vaak gevoelige contactinformatie. Het is belangrijk om deze gegevens goed te beveiligen en alleen toegankelijk te maken voor medewerkers die direct betrokken zijn bij incidentrespons.
- Regelmatige Simulaties en Testen: Een bellijst is pas effectief wanneer deze regelmatig getest wordt in simulaties van cyberincidenten. Door periodiek oefenscenario’s te doorlopen, kunnen medewerkers vertrouwd raken met de contactpersonen en procedures, wat zorgt voor een snellere en efficiëntere respons in een echte noodsituatie.
- Afspraken met Externe Partners: Naast de interne afspraken kan het nuttig zijn om vooraf specifieke afspraken te maken met externe partners zoals IT-dienstverleners en ketenpartners. Door duidelijke protocollen vast te leggen, weten zij precies wat er van hen verwacht wordt tijdens een cyberincident.
- Documentatie en Evaluatie na Incidenten: Na elk cyberincident is het zinvol om een evaluatie uit te voeren, waarbij ook de bellijst wordt herzien. Zijn alle contactgegevens nog actueel? Waren alle noodzakelijke personen goed bereikbaar? Zo kunnen er steeds verbeteringen worden aangebracht op basis van praktijkervaring.
Een effectieve en actuele bellijst is een onmisbaar hulpmiddel in de cybersecuritystrategie van ieder bedrijf. Het biedt houvast en snelheid in crisissituaties en zorgt dat alle relevante partijen binnen handbereik zijn om de impact van een cyberincident te minimaliseren en bedrijfsprocessen te herstellen.
